Juan Carlos Lozano, especialista en dirección de eventos corporativos, comentó que en la concreción de convenciones y reuniones todos los detalles cuentan al momento de organizar un evento de manera profesional, el éxito depende de la planeación, logística y operación del mismo.
Lo cual, dijo e consigue al lograr que los asistentes vivan una experiencia única y encuentren una conexión con lo que ocurra en la reunión es uno de los principales objetivos empresariales, la meta final de toda estrategia de mercadotecnia.
En un artículo de este especialista comentó que es fundamental considerar las necesidades de las audiencias y tomar en cuenta que su agenda, además del evento al que se ha convocado, registre diversos compromisos profesionales y personales, algo que debe de valorar y debe ser motivación para empeñarse en aprovechar el tiempo.
Para lograr esto, la forma y el contenido del mensaje debe de ser claro y atractivo, en una palabra, contar con el enganche necesario.
Dijo que “lo que a toda costa buscamos, si nos referimos a la organización de eventos como herramienta mercadológica, es lograr un engagement con nuestros asistentes, una conexión emocional que se logra con tácticas que fomenten la máxima participación e interactividad entre asistentes y la marca”.
Para lograr esta comunicación emocional es imprescindible generar contenidos novedosos, incorporar dinámicas y sesiones interactivas; no se trata de saturar con actividades y presentaciones de voceros, sino de agregar elementos que garanticen la atención de los invitados, antes, durante y después del encuentro.
Otro aspecto que puede resultar favorable y mejorar la experiencia es contemplar, en las sedes de sus eventos, un diseño de espacios amplios y agradables que permitan la circulación del público y la posibilidad de generar un relacionamiento entre los asistentes, con el fin de que tengan oportunidad de conocerse y eventualmente generar nuevos negocios y alianzas.
Citó que en el libro Engagement Marketing: How Small Wins in a Socially Connected World, Gali F. Goodman presenta un paso a paso basado en su experiencia en la organización de eventos con fines de conseguir la fidelidad de los asistentes. Define las características del engagement que se puede obtener con este tipo de actividades y las formas de generarlo, es un texto orientado a conseguir el éxito de las Pymes con la finalidad de convertir a sus audiencias en apasionados de sus marcas.
Por su parte, Meredith Martini, Fundadora de Grupo PlayWorks, recomienda estar al tanto de las últimas tendencias y tecnología, generar áreas confortables y desarrollar los mensajes de acuerdo al tipo de audiencias, además de implementar un plan de acción para el final del evento.
La capacidad de crear relaciones para generar negocios entre los asistentes a eventos corporativos es algo que denominamos relacionamiento, un concepto que fomenta vínculos entre los diferentes actores, antes, durante y después de la reunión. El relacionamiento se genera en tres etapas:
Previo al evento. Al implementar plataformas tecnológicas, por ejemplo, cuando generamos una invitación (e-card), ésta se encuentra ligada a una página de internet en la que se concentra mayor información del evento y de la empresa que convoca, también ofrece la opción de obtener un pre registro al evento y chatear con los speakers.
Durante el evento. Se logra a través de aplicaciones, juegos y actividades que vinculen directamente a los asistentes.
Después del evento. Mediante la generación de contenidos (pdfs, videos, audios o webinars) y la organización de chats con tópicos de interés, lo que hará posible dar seguimiento al evento. También es importante enviar información de utilidad a los invitados que no pudieron llegar al encuentro.
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