Una de las mayores preocupaciones de una compañía, ya sea grande o pequeña, es el desperdicio de recursos que se ve a diario en los equipos que hay en las oficinas. Un ejemplo de este desperdicio de elementos es que en promedio, cada documento es copiado entre 9 y 11 veces, a la vez que pasa por revisión, edición o aprobación, aumentando los gastos de papel y tinta y de todo el proceso de impresión.
Por ello se debe dar solución a este problema que supone altos costos financieros y ecológicos a las empresas; algunas de las acciones que se pueden realizar al respecto son:
- Concienciación. El primer paso y el más importante consiste en enseñar a los empleados las características de impresión de sus equipos y la importancia de usarlas. Asimismo, es importante recalcar que no es necesario imprimir todo. Cada día son más las compañías que cuentan con aplicaciones que permiten recibir el documento para que sea compartido en formato digital, vía correo electrónico o publicado a un sitio web, hacia los destinatarios de la información.
- Digitalización. Casi el 90% de la información del mundo está en papel, del cual gran parte queda en el olvido. Documentos como formularios, estados de cuenta, remisiones, cotizaciones y facturas deben permanecer en una base de datos para que sean impresos sólo en el momento en que sea necesario, pues muchos de ellos, ni siquiera ameritan imprimirse, sino que pueden circular en formato digital entre las personas o departamentos encargados de emitirlos, revisarlos, aprobarlos y almacenarlos.
- Controla los equipos por software. Si cuenta con más de tres impresoras su oficina, requerirá de un programa centralizado que le permita controlarlas mejor, como la tecnología ConnectKey de Xerox que ayudan a aumentar la productividad ya que simplifican y disminuyen las tareas cotidianas.
- Servicios Administrados de Impresión. Además de abordar los temas de costo y productividad, una estrategia de servicios gestionados de impresión puede ayudar a las empresas a reducir el impacto ambiental relacionado al funcionamiento de los dispositivos.
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